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Seit dem 17. März 2020 herrscht bei uns in der Schweiz ein Lockdown wegen der COVID-19-Pandemie. Es kann durchaus sein, dass ihr euch wegen des Coronavirus entscheidet, die Hochzeit zu verschieben. Als Erstes einmal tut es mir sehr Leid, dass ihr auf davon betroffen seid. Wenn ihr eure Hochzeit verschieben müsst, bin ich hier, um euch zu helfen. In diesem Blogpost möchte ich euch einige Tipps geben, falls ihr euch dazu entschieden habt, eure Hochzeit auf ein anderes Datum zu legen und wie ihr das euren anderen Hochzeitsdienstleistern und Gästen kommunizieren könnt.

 

Wie lange wird die COVID-19 Situation andauern?

Leider kann ich euch dazu keine Angaben machen, wie lange wir uns im Ausnahmezustand befinden werden. Für die Schweiz könnt ihr euch auf der Seite des Bundesamtes für Gesundheit die neusten Informationen holen. Falls ihr aus einem anderen Land in die Schweiz reisen müsst, so informiert euch bitte über die Ein- und Ausreise-Restriktionen von eurem jeweiligen Land. Generelle Informationen über die weltweite Lage findet ihr auf der Seite der Weltgesundheitsorganisation (WHO).

 

Es ist völlig OKAY, wenn ihr aufgewühlt seid!

Ich habe bereits mit einigen Freunden und Kunden darüber gesprochen und ihnen versichert, dass es vollkommen normal ist, emotional auf unsere besondere Situation zu reagieren. Wir sitzen alle im gleichen Boot und alle eure Gefühle sind berechtigt und verständlich. Wenn ihr euch also niedergeschlagen, traurig, wütend oder einfach nur enttäuscht fühlt, dann ist das völlig OKAY. Vor einem Jahr hätten wir über solche Szenarien noch Witze gemacht und niemand hätte ahnen können, dass es eure Hochzeit beeinflusst und ihr eure Hochzeit verschieben müsst. Solche Einflüsse können wir nicht steuern und deshalb lasst uns das Beste aus der Situation machen und unsere Energie in eine Lösung stecken.

Tipp: Lüftet euren Kopf

Schnappt euch euren Liegestuhl und macht es euch auf eurer Terrasse oder Balkon gemütlich. Sport super, um sich den Kopf zu verlüften. Es gibt viele Indoor Workout-Tutorials die ihr zurzeit auf Instagram oder YouTube findet.

Hochzeitsfotograf Berner Oberland

Ist es besser, die Hochzeit zu verschieben oder abzusagen? Was ihr vor der Verschiebung oder Absage wissen müsst.

Als Hochzeitsfotograf und Dienstleister schlage ich euch vor, eure Hochzeit zu verschieben, anstatt abzusagen. Häufig werden Anzahlungen und Reservationsgebühren, die ihr an Locations, Hochzeitsdienstleister etc. bereits überwiesen habt übernommen, wenn ihr eure Hochzeit verschiebt. Aber oft können Anzahlungen nicht zurückgefordert werden, wenn ihr die Hochzeit absagt. Da die Auswirkungen des Coronavirus unvorhersehbar sind, kann es gut sein, dass eure Hochzeitsdienstleister gerne bereit sind mit euch über ein allfälliges neues Datum zu verhandeln. Deshalb ist mein Tipp an euch: Macht euch bereits im Vorfeld Gedanken darüber wie und auf welches neue Datum ihr eure Hochzeit verschieben möchtet, bevor ihr euch an eure Hochzeitsdienstleister wendet. Denkt daran, dass ihr ev. nicht die einzigen seid, die ihre Hochzeit verschieben müsst. Idealerweise habt ihr 2-3 Ausweisdaten für eure Hochzeit bereit. Haltet auf jeden Fall eure Agenda/Kalender bereit, wenn ihr mit euren Hochzeitsdienstleistern am Telefon seid. So könnt ihr schnell reagieren, wenn z.B. eure Location euch weitere Daten anbieten könntet.

To Do:

  • Macht euch im Vorfeld Gedanken
  • Überlegt euch 2-3 alternative Daten
  • Haltet eure Agenda/Kalender bereit, wenn ihr mit euren Hochzeitsdienstleistern in Kontakt tretet
  • Lest vorgängig die AGBs oder Vertrag und schaut euch die Umbuchungskonditionen an.
    Mit einer zusätzlichen Gebühr für die Umplanung ist zu rechnen (Es kann aber gut sein, dass einige Anbieter auf die Gebühr verzichten).

Die Kommunikation zu euren Hochzeitsdienstleistern über das Verschieben der Hochzeit.

Falls sich eure Hochzeitsdienstleister noch nicht bei euch gemeldet haben, dann rate ich euch sie jetzt zu kontaktieren. Hier sind ein paar Tipps für euch für die Kommunikation:

  • Seid freundlich und empathisch. Für viele Dienstleister ist es auch eine schwierige Situation, in der sie drin sind
  • Fragt, ob sie für die aktuelle Situation bereits eine Lösung oder einen Lösungsansatz haben, wenn die Hochzeit aufgrund gesetzlicher Bestimmungen nicht durchgeführt werden kann.
  • Fragt die Dienstleister, ob sie zu euren Alternativdaten verfügbar sind.
  • Bereitet euch darauf vor, flexibel zu sein und Kompromisse einzugehen.

Hochzeitsfotograf Zürich

Vorlage für die Kommunikation mit euren Hochzeitsdienstleistern

Hier gibt es noch eine allgemeine Vorlage, die ihr kopieren könnt. Ich habe euch fett markiert, was ihr ggf. anpassen müsst:

Hallo [Name eures Dienstleisters oder Firma]

[Name deines Partners] und ich haben uns zur aktuellen COVID-19 Lage Gedanken darüber gemacht, was die beste Lösung für unsere bevorstehende Hochzeit ist.  Wir verstehen, dass die Situation auch für euch nicht einfach ist. Für uns steht das Wohl unserer Familie und Freunde an erster Stelle.

Deshalb haben wir beschlossen, unseren Hochzeitstag zu verschieben. Wir haben uns eure AGBs/Vertrag durchgelesen und gesehen, dass eure Umbuchungskonditionen [Zusammenfassung ihrer Umbuchungskonditionen] sind. Wie sehen die Konditionen aufgrund der aktuellen Situation und Auswirkungen des Coronavirus aus?

Gerne würden wir mit euch über ein mögliches Verschiebedatum sprechen. Für uns kommen folgende Daten in Frage: [2-3 alternative Daten]. Seid ihr dann noch verfügbar?

Wir freuen uns über eine Rückmeldung.

[Eure bevorzugte Grussformel und Eure Namen]

Kommuniziert euren Gästen die Verschiebung eurer Hochzeit

Wichtig ist, dass ihr so bald wie möglich eure Gäste über eine allfällige Verschiebung eurer Hochzeit informiert. Es ist vielleicht kein einfacher Schritt, da wahrscheinlich einige von euren Gästen von weit her reisen müssen und bereits Flüge und Hotels gebucht haben. Wie bei euren Dienstleistern schreibt euren Gästen, dass das Wohl und die Gesundheit aller Beteiligten an erster Stelle steht. Im Gegensatz zu anderen Events, habt ihr alles Menschen dabei die euch lieben! Auch sie wollen nur das Beste für euch und haben mit Sicherheit Verständnis dafür. Hier sind einige Tipps, die euch helfen sollen, euren Gästen eure verschobenen Hochzeitspläne zu vermitteln:

  • Informiert eure Gäste über die aktuelle Lage und weshalb ihr euch dazu entschlossen habt eure Hochzeit zu verschieben
  • Falls ihr bereits ein neues fixes Datum habt, könnt ihr gleich das neue Datum kommunizieren.
  • Falls ihr noch nicht so weit seid, dann schreibt, dass ihr eure Gäste auf dem Laufenden halten werdet.
  • Schreibt wie es euch mit der ganzen Situation geht. Eure Gäste kommen wegen euch zur Hochzeit und möchten sicherlich wissen, wie ihr mit der Situation umgeht.
  • Solltet ihr Hilfe brauchen bei der Verschiebung eurer Hochzeit, so könnt ihr eure Gäste auch um Hilfe bitten.

Vielen Dank, dass du ihr euch die Zeit genommen habt, diesen Post durchzulesen. Vielleicht kam einigen von euch der Text bekannt vor. Ich habe mich bereits mit vielen Berufskollegen über dieses Thema ausgetauscht und darüber unterhalten. Vielen Dank an dieser Stelle auch an Mollie, die auf ihrem Blog noch viel detaillierter über dieses Thema geschrieben hat!

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